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如何管理自己的時間

來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響

    管理好自己時間的真正意義便是為了避免浪費更多的時間,也就是盡量安排得讓我們能夠在同一時間做更多的事情,提高自己使用時間的效率,提高工作效率!

    一、制定一個合理的工作計劃

     許多管理者常以“沒時間”作為不做計劃的借口。但是,越不做計劃的人越沒有時間。時間只給那些合理安排工作的人。“亂成一鍋粥”就是那些不作計劃的人的工作寫照。因此,有一個概念可以引入,將做計劃的“時間”當作一種節省時間的投資。

     在無意外發生或無正當理由的情況下,最好不要修改計劃,應尊重已訂立的計劃,否則就是浪費時間做計劃了。

    二、做好完善的工作記錄

     忘記上司交代給我們的事情,忘記下屬向自己匯報的市場情況,約客戶的時間和你要參加一個重要會議的時間竟然是相同的。每天總是要重復聽那些已經聽過的事情,干已經干過的事情,所有這些都是因為你沒有一個好的工作記錄。

     工作記錄可以讓我們每天合理地安排自己的時間,提高工作效率,從而達到節約時間的目的。因此,一個習慣隨時記錄工作的人當然是一個高效的人。

    三、確立目標

     我們在工作中經常遇到各種各樣的事情,自己的事情、別人的事情、緊急的事情、重要的事情、或者是閑散的事情,我們該怎樣分配自己的時間,有效地完成這些工作呢?以下幾點原則可供參考:

     1.要事永遠放在第一位

     現實生活當中,許多事情并不是獨立的,往往是交叉重復的。當制定了計劃和目標,合理地將時間分類后,這時出現了一個矛盾,許多事情都需要在同一時間完成,而你又分身乏術,例如:你正要去和客戶談生意,秘書卻告訴你一個重要客戶投訴需要你親自處理……。類似這些事情總是在干擾著每一個人的計劃和目標,那么該怎么處理這些矛盾呢?

     首先將事物以緊急性和重要性為標準分為四大類,如下圖。

    緊急而且重要的事情:危機、緊急的問題、有限期的任務、有限期的準備事項、有限期的會議。

    重要而不緊急的事情:準備事項、預防工作、價值觀的澄清、計劃、關系的建立、真正的休閑充電。

    緊急而不重要的事情:干擾、信件報告、突發事件,許多湊熱鬧的活動。

    不重要不緊急的事情:細小而忙碌的工作、一些電話、浪費時間的事、逃避性的活動、無關緊要的信件、郵件、party、聚會。

     高效能的人士在處理工作中掌握了一個基本原則:要事第一原則。他們總是先處理右上象限的“重要而緊急的事情”。在工作生活當中,他們處理問題的焦點是要事,盡可能處理那些“重要而緊急的事情”和在左上象限上的“重要而不緊急的事情”,從而減少右下象限的“緊急不重要的事情”的發生。他們知道不要被那些瑣碎的小事所牽絆,不能把寶貴的時間花在“滅火”的工作上。所以高效能人士總是有充足的時間做更多的事情。

    2.確立正確的目標

     孔乙己知道“茴”字有四種寫法,可見其當初對學習何其努力,但是這種學問在現實生活中沒有一點意義。這說明他錯誤地訂立了學習目標,事倍功半。

    3.確立切合實際的目標

     一個不切合實際、憑空想象、好高騖遠的工作目標,惟一的作用就是浪費制定者、執行者的時間。

     4.目標必須書面列明

     我們應把書面列明目標當作一個協議,一個與自己簽訂的協議,上面規定了自己應盡的各項義務,必須很努力地工作才能確保遵守協議,這是提高工作效率的動力源泉。

    5.目標必須有時限

     給自己一個工作完成時限往往是提高效率的好辦法,它能避免將大量的時間用于內因消耗上,時刻提醒你現在已經是該做事情的時候了。很多銷售人員都有這樣的經驗,自己需要完成的工作總是在最后半小時或者是最后一個晚上熬到半夜才做完,而在開始做這項工作之前的許多時間里,雖然無所事事,卻不斷安慰自己還有很多時間去做它。我們需要切實可行地給自己安排一個目標時限,確保按照計劃執行。

    四、選擇完成工作目標的途徑

    1.合理分配自己的工作

     將自己的工作分門別類列出明細,然后再按照一定的屬性歸納:如:A.必須自己完成的工作;B.可以交給別人完成的工作;C.需要和同事協同才可完成的工作……,然后再分別判斷這些工作的重要緊急程度,一項一項去完成。為提高自身的工作效率和工作質量,筆者建議在同等重要和緊急的工作當中,先集中精力去完成“必須由自己才可完成”的A類工作,然后再完成C類“需要和同事協同才可完成的工作”,至于B類工作,最好交與別人去完成,這樣就會有時間去完成更多自己應該做的工作。

     很多管理者在這一點容易糊涂,將自己大量時間消耗在那些誰都能干的日常事務當中,而沒有時間對核心工作多做一些。從這個角度來說,“授權”是一個節省時間,提高工作效率的好辦法。

    2.尋找最佳完成途徑

     將每一項工作的完成途徑逐一列明,從中找到最佳完成途徑亦是一個好辦法。

    3.提前列出工作日程表

     實踐表明,《工作日程表》可使工作有更多的計劃性,保證我們準確無誤地按照“要事第一”的原則做事情,避免那些不重要的突發事情、社交應酬等對你的干擾。工作日程表的形式各種各樣,最常見的如上表。

    時間對任何人都是公平的,不以人類意志轉移而改變,只有那些合理安排時間、運用時間的人,才有可能取得更高的工作效率



讓您如何高效管理自己的時間--40條準則

       “不善于支配時間的人,經常都感到時間不夠用”。這一句話具有相當的真實性。但是,怎么樣才能善用時間呢?這是過去十幾年來時間管理專家所試圖解答的一個問題。底下的一份自我測驗表總共搜集了四十道題目。所有這一些題目的正面答復皆表示時間管理專家所倡議的“有效的時間管理準則”,至于它們的反面答復則表示時間管理專家所力圖勸阻的行為。希望管理者至少每隔六個月即根據這份測驗表進行一次自我檢討與自我改進。可以試著回答下面的40個問題,看你真正做到了幾個?
   
    1.我是否用盡面訂下一套明確的遠期、中期、與近期目標?
   
    2.對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?
   
    3.在一個工作日開始之前,我是否已編妥該工作日之工作次序?
   
    4.我是否以事實之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優先次序的依據?
   
    5.我是否把注意力集中于目標而非集中于程序,又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據?
   
    6.我是否在于富于效率的時間內做重要的事?  

    7.我今天會否為達成遠期、中期、或近期目標做過某些事?
   
    8.我是否每天都保留少量的時間做計劃,并思考與我的工作有關的問題?
   
    9.我是否善用上下班的時間?
   
    10.我是否故意減少中午的食量,以免在下午打瞌睡?
   
    11.我是否對自己的作息時間做松馳的安排,以令自己擁有時間應付突發的危機及意外事件?
   
    12.我是否盡量將工作授權他人處理?
   
    13.我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?
   
    14.我是否根據“權責相稱”之原則從事授權?
   
    15.我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行“反授權”?
   
    16.我是否有效地利用部屬之協助以令自己對時間獲致較佳之掌握,而同時避免令自己成為浪費部屬時間的瓶頸?
   
    17.我是否采取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時間?
   
    18.當我有所選擇時,我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情,而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通?
   
    19.除了在例外情況下,我是否嘗試在下班后把工作置之不理?
   
    20.倘若有需要加班,而且可自由選擇加班時間,我是否寧可提早上班而不延遲下班

     21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策?
   
    22.我是否在獲致關鍵性資料的第一時間即從事決策之制定?
   
    23.對對循環性的危機,我是否經常保持警覺,并采取遏止之行動?
   
    24.我是否經常為自己及他人定下工作的完成時限?
   
    25.最近我會否終止任何毫無益處的經常性工作或例行性活動?
   
    26.我是否在口袋中或手提包中,攜帶一些物件,以偶然 空余時間(如在排隊時,在等候室中、在火車上,或在飛機上)取出處理?
   
    27.當我面對許多需要解決的問題時,我是否應用(80/20原理”(即指只掌握20%的重要問題,而不受80%的不重要的問題所羈絆)以對付之?
   
    28.我是否真正能夠控制自己的時間?我的行動是否取決于自己,非取決于環境,或他人之優先次序?
   
    29.我是否試圖對每一種文件只作一次的處理?
   
    30.我是否積極地設法避免常見的干擾(如訪客、會議、電話等)之持續妨礙我每天的工作?
   
    31.我是否嘗試面對現實,思考現在需要做的事情,而非緬懷過去之成敗或擔心未來之一切?
   
    32.我是否將時間的貨幣價值銘記于心中?
   
    33.我是否騰出一些時間為部屬提供訓練?
   
    34.我是否盡量將電話集中在一起?在打電話之前是否先準備好有關的資料?
   
    35.我是否擁有一套處置各類文件的系統?
   
    36.我是否有時采取“門戶封閉”政策以免工作受到他人之干擾?
   
    37.在一天工作完了時我是否自問:那些工作無法按原定計劃進行?無法按原定計劃進行的原因何在?以后如何補救?
   
    38.在我籌備會議之前,我是否先探尋取代會議的各種可行途徑?
   
    39.開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能?
   
    40.我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈以往的各種時間陷阱?


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